Søk innkjøpssamarbeid og utnytt stordriftsfordeler.  

Gunnar W. Thomassen, direktør i PricewaterhouseCoopers AS:

Mitt råd til små og mellomstore bedrifter:
• Kutt kostnader med Strategisk innkjøp. Analysér forbruket i firmaet, etablér sikre og enkle anskaffelsesprosesser og strategier for de ulike vare- og tjenestegrupper.
• Søk innkjøpssamarbeid med andre bedrifter. Utnytt stordriftsfordeler. Det gir forhandlingsstyrke, og man frigjør ressurser til kjernevirksomheten.

Gunnar Wessel Thomassen er direktør i PricewaterhouseCoopers (PwC), og leder avdelingen for offentlige innkjøp. PwC er et av de store rådgivningsfirmaene globalt – innenfor revisjon og relatert rådgivning. Her i Norge er PwC solid forankret med 36 kontorer rundt om i landet, og et nettverk av revisorer, rådgivere og skatteadvokater. Rådgivning rundt innkjøp – i offentlig og privat sektor – er et viktig område. Her har PwC mange store bedrifter og virksomheter på kundelisten. Det er heller langt mellom småbedriftene på kundelisten, og SMB-tjenester har ingen samarbeidsavtale med PwC. Men det er knyttet kontakt gjennom seminarer – der PwC har vært representert med foredragsholdere, og Thomassen har sans for SMB-tjenesters filosofi knyttet til innkjøpssamarbeid:
– Småbedriftene har ikke ressurser til å ansette egne innkjøpere, de må stole på andre for å få til gode avtaler og vilkår. De må søke samarbeid, for volum gir innkjøpsmakt. Vanligvis holder det ikke med god, gammeldags kremmerånd og teft for gode tilbud. Kremmer´n tenker gjerne kortsiktig og ”operativt”. Han fokuserer ofte på prisen på det enkelte kjøp og på minst mulig papirarbeid. Egentlig begynner han bakfra. For det beste er en strategisk tilnærming til innkjøpene, der det i større grad fokuseres på systematiske løsninger som kan redusere bedriftens totale innkjøpskostnader – som også dreier seg om effektiv bestilling, logistikk og mottak, faktura og betalingsprosess.

Hvordan?
– Man tar seg tid til å skaffe seg full oversikt over firmaets innkjøpsvolum og leveransebehov, man kartlegger de aktuelle leverandørmarkedene, legger innkjøpsstrategier, forhandler med leverandører, lager oppfølgingsrutiner og systemer for dag-til-dag innkjøp. Og så sørger man for å videreutvikle leverandørrelasjonene. Det er fornuftig å starte med å trekke ut innkjøpstallene fra fjoråret – gjerne hele historikken fra de siste årene. Finn ut hvilke innkjøp som er gjort, hva slags avtaler som ligger i bunnen. Kan man kanskje slå sammen varegrupper eller splitte opp – og spare penger på det? 

For det er penger å hente?
– La oss si at en SMB bedrift har en omsetning på 10 millioner kroner. 5 millioner er innkjøp, 4,5 millioner lønn. Årsresultatet blir 0,5 millioner kroner. Hvis man nå skulle greie å redusere innkjøpskostnadene – utgiftene til materialer, strøm, forsikring, transport osv. – med 5 %, altså 250.000 kroner, gir det faktisk 50 % økning i årsresultatet, fra 0,5 til 0,75 millioner kroner. Kutt i innkjøpskostnadene har med andre ord en kjempeeffekt. Hver krone spart går rett på bunnlinja.

Men innkjøp er et ganske komplekst område. Kan vi vente at ledelsen i en småbedrift, en byggmester eller en butikkinnehaver, virkelig skal fordype seg i denne problematikken?
– Nei, og derfor bør man søke samarbeid med miljøer som driver profesjonelt, som har innkjøp som fag. Vi ser i mange bedrifter, også ganske store, at det å jobbe med innkjøp dessverre ikke har særlig status. Egentlig etterlyser jeg et større engasjement fra akademia – det finnes ikke mange professorater i innkjøpsfag, akkurat. Og det er merkelig, når vi vet at det gjøres innkjøp for hundrevis av milliarder kroner, hvert år.

Men hva sier du til snekker´n eller rørlegger´n, som helst vil bruke tida til å bygge hus og installere?
– Sørg for å ha kontroll. Støtt deg til avtaler som for eksempel SMB-tjenester har ferdigforhandlet, så slipper du unna mye av administrasjonsbryderiet. Vi ser at mange småbedrifter – også blant SMB-tjenesters medlemsbedrifter – setter bort regnskapet sitt. Sett bort innkjøp også; benytt profesjonelle innkjøpere og utnytt innkjøpssamarbeidet for å oppnå bedre priser. Mange snekkermestere tror at de har konkurransefordeler allerede, gjennom sine innkjøp; de får jo prosenter hos de store trelast-, byggevare- og verktøykjedene. Men de skal ikke glemme at det er kjedene som har makten. Kanskje får snekker´n standard 20 % rabatt. Men husk at når kjeden uten videre kan slå av 20 %, da ligger det mer bak. De beste avtalene oppnås når kjøper og selger er like store, og det råder en rimelig balanse.

Noen ganger handler det om å bryte med gammel vane. Jeg har et eksempel med et firma innenfor kontor- og datarekvisita. De hadde hatt samme hovedleverandør i tjue år. Her var det snakk om 60 % rabatt, og tette, personlige relasjoner. Kanskje for tette. For da man omsider sjekket prisene hos konkurrerende leverandører, viste det seg at man kunne spare 8-10 % på volumproduktene, tilsvarende en halv million kroner årlig. Kikk leverandørene i kortene, og gå heller ikke av veien for geografisk ekspansjon.

Hvordan da?
– Sjekk prisene hos leverandører i andre regioner eller utlandet. Mange kvier seg for å innhente alternative tilbud fra andre geografiske områder. Kanskje er man i tvil om kvaliteten, eller man frykter språkproblemer. Men det kan oppnås store besparelser – enten det handler om å kjøpe biler fra nabobyen, byggematerialer fra Baltikum, trykkeoppdrag i Polen, eller å inngå gunstige postavtaler med massedistribuering via utlandet. Det handler om å skape konkurranse. Selvfølgelig skal man i prosjektoppfølgingen legge inn sjekkpunkter på kvaliteten. Gjør man det, vil man oppdage at det leveres mye skikkelig kvalitet fra andre regioner og utlandet. Til og med den norske stat får produsert sine pengesedler i utlandet …

Tekst: Sture Lian Olsen
Foto: Bård Gudim