Når en ansatt må sies opp...

Hvordan skal du gå fram når en av dine ansatte har opptrådt på en slik måte at det ikke er plass for vedkommende i bedriften lenger? Her er det mye å hente på å følge riktig framgangsmåte.

- Rådgiveren sørger for at alle kundene flykter.
- Kontorassistenten ”samler på” ureglementert fravær.
Som personalansvarlig kan du komme opp i mange slags ubehagelige situasjoner. Visst kan det være fristende å stikke hodet i sanden og håpe at det ”går over”, eller å reagere kjapt og ugjennomtenkt – for å bli kvitt problemet så fort som mulig. Men det beste du kan gjøre er å følge arbeidsmiljøloven.

Ingen feller, men mange fallgruber
Det er ikke slik at arbeidsmiljøloven legger ”feller” for en arbeidsgivermed et personalproblem. Se heller på arbeidsmiljøloven som en nyttig smørbrødliste for en prosess somtar hensyn til både arbeidsgivers og den ansattes behov. Dersom du følger saksbehandlingsreglene somframgår i loven, er risikoen for en langvarig konflikt kraftig dempet. Og dersom saken havner i retten, vil dommeren se langtmildere på arbeidsgiver dersom han har fulgt saksbehandlingsreglene.

Dersom saken ikke er akutt og vedkommende ikke må ut av bedriften umiddelbart, bør du gi arbeidstakeren minst én skriftlig advarsel, hvor arbeidstakerens opptreden sammenholdes med instruksen for stillingen. Dette kan vi si er på stadiet før arbeidsmiljølovens systemtrer i funksjon.

Skriftlig innkalling
Dersom det fortsatt er grunnlag for at arbeidstakeren skal ut, må du sende en skriftlig innkalling til drøftelsesmøte, hvor det framgår at arbeidstakeren vurderes oppsagt. I innkallingen må det opplyses omtid og sted formøtet, om hvem som skal delta og om at arbeidstaker, hvis han ønsker det, kan ha med seg en rådgiver. Poenget er at arbeidstakeren får vite at han står i fare for å bli oppsagt, og at han gis mulighet til å drøfte dette med deg, før oppsigelse faktisk skjer.

På møtet bør du ta deg god tid til å forklare hvorfor arbeidstakeren vurderes oppsagt. Du bør legge fram skriftlig dokumentasjon for forhold som påberopes som oppsigelsesgrunn, dersom dette foreligger. Det er viktig at arbeidstakeren opplever at han blir behandlet skikkelig, og han bør få god tid til å komme til orde med sine synspunkter.

Sluttpakke i stedet?
Dere bør diskutere mulighetene for andre løsninger enn en regulær oppsigelse, dersom det er grunnlag for det. Dere kan blant annet diskutere en sluttpakke, som kan innebære fordeler for begge parter: Arbeidstaker kan velge å si opp selv; han kan gå ut av det hele med et sluttvederlag, og du som arbeidsgiver slipper risikoen for en langvarig konflikt som kanskje ender i retten; grensene for hva som er saklig oppsigelsesgrunn er tross alt ikke klare. Arbeidsgiver stilles også fritt til å foreta nyansettelse.

Skriv referat
Ofte er det nødvendig med flere drøftelsesmøter. Den ansatte kan ha behov for å innhente råd og tenke gjennom saken. Det er ikke lovpålagt å skrive referat fra drøftelsesmøtet, men det er vanlig – og det bør gjøres. Referatet bør signeres av begge parter.

På dagen?
Dersom det foreligger grovt pliktbrudd, kan vilkårene for avskjed være til stede. Du kan da forlange at arbeidstakeren går på dagen. Uansett er det en fordel om arbeidsgiver tilbyr et drøftelsesmøte først. Kanskje oppnår dere da en minnelig løsning slik at arbeidstaker velger å gå selv. Retten ser også at du ønsker å ivareta arbeidstaker selv i en slik vanskelig situasjon, noe somvil være gunstig ved en eventuell rettssak.

Dersom dere ikke kommer til enighet på drøftelsesmøtet, blir det nødvendig å sende en formell oppsigelse/ avskjed. Overholdformkraventil dette dokumentet, det er viktig. Dersom arbeidsgiverens oppsigelse ikke er gitt skriftlig eller ikke inneholder de opplysninger den etter loven skal inneholde, gjelder det ingen frist for å gå til retten, og oppsigelsen skal i utgangspunktet kjennes ugyldig.

To ukers frist
Arbeidstakeren har to ukers frist til skriftlig å kreve forhandlingsmøte om oppsigelsen. Sliktmøte skal holdes senest to uker etter at kravet er mottatt. Arbeidstaker har rett til å stå i stillingen så lenge forhandlinger eller tvist om gyldigheten av oppsigelsen pågår. Retten til å fortsette i stillingen gjelder ikke ved tvist om avskjed, oppsigelse i prøvetiden, for innleid arbeidstaker eller midlertidig ansatt.

Åtte uker ved søksmål…
Arbeidstakeren har en frist på åtte uker fra forhandlingenes avslutning eller fra oppsigelsen fant sted, til å reise søksmål. Dersomarbeidstakeren bare krever erstatning, er søksmålsfristen seks måneder regnet fra forhandlingenes avslutning, eller dersomforhandlinger ikke er holdt, fra tidspunktet da oppsigelsen fant sted. Det gjelder særlige regler om fristforlengelse og oppreisning ved oppsigelse under sykdom, svangerskap, foreldrepermisjon, militærtjeneste mv.

Ingen saker er like
Det finnes sjelden en ”A4-sak” når noen skal sies opp eller avskjediges, og det vil dukke opp mange spørsmål for begge parter. For eksempel har arbeidstakeren langt på vei oppsigelsesvern under sykmelding og ved graviditet. Dersom oppsigelsen skyldes ”eget forhold”, vil ikke vedkommende ha rett på arbeidsledighetstrygd i en periode.

Et godt råd er å rådføre seg med advokat så tidlig i prosessen som mulig. Du unngår feil som kan medføre at saken utarter seg til en langvarig konflikt, og du sparer store ressurser – både økonomisk og på detmer menneskelige plan.

Tekst: ToneHarstad /AdnorAdvokat
Foto: Arild Juul